Как правильно организовать офисный переезд

Организация переезда в новое офисное помещение невозможна без составления плана и четкого контроля за его выполнением, чтобы сократить время простоя арендованного транспорта и избежать повреждения имущества. Избежать хаоса, потери оборудования и важных документов помогает грамотно выбранная тара, в качестве которой обычно применяется коробка картонная для переезда.

Алгоритм переезда

При организации офисного переезда важно четко соблюдать определенную последовательность действий. 

Планирование 

Выберите сотрудника, ответственного за координацию переезда, который будет контролировать процесс, взаимодействовать с персоналом и подрядчиками. Определите дату и время мероприятия, учитывая перерывы в работе, загруженность дорог, парковки перед старым и новым офисом. Идеально переезжать в выходные дни или в нерабочее время, чтобы минимизировать убытки от вынужденного перерыва в работе компании.

Составьте схему нового офисного помещения, где будет указано, где какие отделы и сотрудники будут находиться. Это поможет в правильной расстановке мебели и оборудования.

Оповещение сотрудников и клиентов

За несколько недель до переезда сообщите всему персоналу о сроках, роли каждого работника в процессе и новой офисной локации. Составьте инструкции по сбору имущества и упаковке документов.

Также заранее предупредите о планируемом мероприятии партнеров и поставщиков. Обновите данные (адрес, телефоны) на сайте, разошлите уведомления по электронной почте и по другим каналам связи.

Выбор мувинговой службы 

Привлечение к делу мувинговой службы — оптимальный вариант перевезти имущество быстро и без потерь.Убедитесь, что организация имеет опыт работы с офисными переездами, а также предоставляет услуги по упаковке, разборке и сборке мебели, оборудования, оргтехники.

Подробно обсудите объем услуг, составьте договор, в котором указаны точные сроки и стоимость организации мероприятия. Чтобы избежать финансовых потерь, стоит застраховать имущество.